Le contexte

En 2018, les Comtés unis de Prescott et Russell souhaitaient entreprendre un virage numérique pour améliorer et simplifier les processus de leurs différents départements.

« Nous voulions éviter de devoir systématiquement imprimer le document à signer, le faire signer, le numériser, puis détruire le document original. Nous avons donc commencé à chercher du côté d’une solution de signature électronique »,  Justin Bromberg, conseiller principal et gérant des communications.

La solution

La municipalité a fait confiance à Notarius puisqu’elle est une autorité de certification reconnue et qu’elle détient une expertise en matière de fiabilité juridique des documents électroniques.

Les outils de Notarius ont permis aux Comtés unis de Prescott et Russell de rendre leurs processus 100 % numériques. Ils peuvent désormais :

• Créer des documents électroniques authentiques à l’aide d’identités numériques certifiées, les  signatures numériquesCertifiO
• Envoyer des documents à signer à l’interne et à l’externe grâce à la plateforme de signature électronique ConsignO Cloud
• Signer des documents en lot grâce à ConsignO Desktop

La gestion du changement

Changer fait peur et ce, même s’il est démontré que la nouvelle technologie est plus efficace.

Grâce au soutien de Notarius, les Comtés unis de Prescott et Russell ont pu sensibiliser leurs employés sur les avantages de cette transition, les former et les accompagner afin de réussir pleinement leur transformation numérique.

Les résultats

En un mois seulement, c’est avec enthousiasme que les solutions de Notarius ont été adoptées au sein des services des Comtés unis de Prescott et Russell.

« ConsignO Cloud est très facile à utiliser. J’ai récemment eu à signer un important contrat de plusieurs millions de dollars avec un fournisseur. Quatre personnes devaient signer le contrat, deux à l’interne et deux à l’externe, et le processus s’est très bien déroulé, sans aucun problème ni questionnement », Justin Bromberg, conseiller principal et gérant des communications.

Avantages de la transformation numérique

• Sécurité de l’information
• Productivité accrue
• Economies significatives
• Archivage simplifié
• Qualité de la documentation
• Réduction de l’empreinte carbone

Conseils de Marc-André Drouin pour une municipalité qui souhaite entreprendre un virage numérique

• Identifier des leaders positifs dans les différents services
• Voir le défi technologique comme un changement de culture
• Faciliter la transition à l’aide d’une intégration progressive
• Respecter le rythme de chacun des membres du personnel