Signature numérique pour départements

Une signature numérique est une signature électronique cryptée qui permet de garantir à un document électronique son origine, son intégrité et son authenticité. Lorsque vous signez manuellement un document, vous garantissez que vous êtes en accord avec le texte qu’il contient. Une signature numérique vous permet de faire la même chose tout en ajoutant de l’information. Elle garantit l’authenticité de la signature en prouvant que vous êtes bien la personne qui a apposé sa signature. De plus, elle assure l’intégrité du document, c’est-à-dire qu’elle atteste que ce dernier n’a pas été modifié depuis la signature. Elle renforce également la pérennité du document en veillant à ce qu’il demeure valide pendant des années.

Différence entre signature numérique et signature électronique :
Une signature électronique est composée d’un bloc d’information qui vous identifie. Une signature numérique est une forme de signature électronique plus sécuritaire parce qu’elle est chiffrée et qu’elle peut être invisible. Elle protège de nombreux éléments de vos documents.

Les signatures numériques de Notarius sont utilisées pour signer des documents officiels et répondre aux standards de nombreux pays. Toutefois, chaque juridiction peut avoir des exigences particulières à remplir afin qu’une signature soit reconnue. Par exemple, en France, de nombreux organismes ne reconnaissent que les autorités de certification françaises. Aux États-Unis, les exigences relatives aux documents techniques se limitent principalement à l’aspect technologique et non à un fournisseur ou à une norme. À ce titre, les signatures numériques de Notarius satisfont ou surpassent les exigences minimales pour l’ensemble des États-Unis. Il est important de vérifier les exigences locales liées aux signatures numériques auprès des destinataires avant de soumettre des documents signés qui utilisent des signatures numériques de Notarius.

Bien sûr, d’autres considérations doivent être prises en compte avant d’entreprendre un virage numérique. N’hésitez pas à nous contacter pour planifier une séance de travail afin d’en discuter plus en détail.

Un document signé peut être annoté, mais il ne peut être facilement altéré. Si le document signé numériquement est altéré, la signature numérique sera retirée du fichier, ce qui créera une copie du document original. Par exemple, au format papier, un document original qui comporte une signature manuscrite peut être photocopié, ce qui crée une copie du document original, et cette copie peut facilement être modifiée et altérée. La même chose est vraie pour un fichier électronique PDF original qui a été signé numériquement. Il peut être « réimprimé » en tant que document PDF, mais le nouveau document sera une copie de l’original. Cette copie peut être altérée, mais pour le destinataire, il s’agira d’une copie puisque la signature numérique ne fera plus partie du fichier PDF.

La plupart des entreprises commencent par un projet pilote afin de tester la solution auprès de quelques personnes sur une période de 2 à 3 mois. À partir de là, la plupart des entreprises présentent un rapport d’analyse de rentabilité, obtiennent un budget et planifient ensuite un déploiement à l’échelle de l’entreprise. L’ensemble du processus s’échelonne sur une période de 6 mois à un an, selon les entreprises. Ne vous découragez donc pas si les choses semblent prendre du temps; c’est normal, et nous nous attendons à ce que le déploiement soit progressif.