En offrant des signatures numériques à ses membres depuis 15 ans, l’EGBC a :

• Émis des lignes de pratiques exigeant des simulations au sein de logiciels
• Fourni des outils de transformation numérique à plus de 4000 firmes
• Facilité le travail des autorités responsables de l’émission de permis
• Protégé ses membres de la fraude et de la contrefaçon
• Permis aux ingénieurs et géoscientifiques de travailler à distance

Environ 53% de la force de travail au pays a entre 19 et 44 ans[1]. Si pour les Y, les environnements numériques sont familiers, pour les Z, ils sont fondamentaux quand vient le temps de choisir un emploi.

91% d’entre eux considèrent que les technologies offertes dans leur milieu de travail influenceraient leur choix au moment de postuler[2].

Pour les ordres professionnels qui encadrent les ingénieurs, géoscientifiques et architectes, c’est un défi de tous les jours. Comment concilier obligations légales et accélération technologique? Comment s’assurer que les nouvelles pratiques numériques puissent protéger le public tout en maximisant le travail des professionnels?

La Engineers and Geoscientists British Columbia (EGBC) a pris le taureau par les cornes il y a plusieurs années. Peter Mitchell, directeur de la pratique professionnelle, standards et développement, nous raconte comment aujourd’hui, son association professionnelle s’est rapprochée de la nouvelle génération et des nouvelles pratiques technologiques.

EGBC: Rétablir la confiance

Lourd. Réfractaire aux changements. La perception qu’on a d’un ordre professionnel est souvent celle d’un « vieux régulateur lourd et encombrant ».

Heureusement, les choses ont changé. Peter affirme que l’EGBC est aujourd’hui une association au service de ses membres.

« On veut leur simplifier la vie et être un allié capable de faciliter leur modèle d’affaires. On concentre nos efforts sur les solutions à valeur ajoutée. En fait, on veut être un vrai partenaire de confiance. »

En bref, le mandat de l’EGBC est d’encadrer les ingénieurs et géoscientifiques de la Colombie-Britannique. Elle s'assure qu’ils remplissent leurs obligations quant aux codes et requis, qu’ils adhèrent à leur code d’éthique et qu’ils suivent des formations continues obligatoires.

Mais l’EGBC s’est aussi donné comme défi de remplir cette mission en optimisant le travail de ses membres. Et elle y arrive en créant des lignes de pratiques avant-gardistes et en fournissant des outils innovants.

« On a l’occasion d’aider nos membres à identifier ce qu’est une bonne pratique professionnelle et de les soutenir dans leur carrière. On veut les aider à exercer l'ingénierie et les géosciences dans un large éventail d'activités. »

Du haut de ses 40 ans d’expérience en ingénierie, Peter avoue s’accomplir en soutenant les membres dans leur pratique à l’aide d’outils réglementaires à valeur ajoutée.

Il est impressionné d’ailleurs de l’évolution rapide des technologies au sein l’ingénierie et de la géoscience. Pour lui, c’est l’occasion d’influencer positivement leur adoption afin que leur utilisation soit vraiment réalisée dans l’intérêt de nos collectivités.

« La technologie a un impact sur toute la société, autant dans le secteur privé que public. Donc, l'ingénierie et les sciences appliquées affectent tout ce que nous faisons. En tant que régulateur, on doit gérer cet impact avec des solutions à valeur ajoutée qui protègent l'intérêt public. »

Peter souligne qu’une des grandes victoires de l’EGBC, c’est d’avoir trouvé une solution pour authentifier des documents électroniques bien avant la tendance.

Oui, il y a 15 ans, Peter et l’EGBC ont vite vu vers quoi la pratique se dirigeait. À cette époque, l’influence du dessin assisté par ordinateur se faisait de plus en plus sentir.

Et aujourd’hui, il est carrément omniprésent.

Des signatures numériques à valeur ajoutée

« La technologie peut être accaparante et essayer de la suivre est un défi. »

En effet, l’adoption massive de logiciels de conception et des simulations à l’aide des métadonnées a drastiquement changé la pratique. Ça rend aussi les processus papier de plus en plus vétustes.

« Les ingénieurs et géoscientifiques produisent d’énormes dessins en très grande quantité. Comment les conserver? Comment les archiver sans occuper 8 édifices de 20 étages? Électroniquement? Oui! Mais on doit aussi assurer la fiabilité de ces archives. »

En effet, comment assurer la fiabilité juridique des documents électroniques? Si une erreur de conception entraîne un accident, comment peut-on protéger le public si on ne peut plus retracer l’auteur d’un document?

Lorsque Peter et son équipe se sont tournés vers Portage, ils ont trouvé un allié insoupçonné. Non seulement, la signature numérique que l’entreprise leur offrait aller accorder de l’intégrité aux documents électroniques, mais elle protègerait aussi de la fraude les membres de l’EGBC.

Maintenant, plus de 6000 membres de l’EGBC utilisent la signature numérique de l’association.

« Seuls nos ingénieurs ou nos géoscientifiques peuvent appliquer leur signature numérique avec leur mot de passe. Par conséquent, c'est plus sûr que le vieux sceau encreur avec une signature, car n'importe qui peut le voler. Il suffit de photocopier une image de sceau et de l'apposer sur le papier. »

Grâce aux signatures numériques de l’EGBC, les membres sont donc en mesure de se protéger, de protéger leur documentation électronique, de l’archiver et de la faire circuler très vite de manière sécuritaire.

Mais ça ne s’arrête pas là. Peter souligne qu’au-delà de la sécurité, les membres abonnés à la signature numérique de l’EGBC maximisent grandement leur rendement en utilisant ConsignO Desktop, le logiciel de signature offert gratuitement par Portage.

« ConsignO Desktop fait une grosse différence. Grâce au logiciel, nos membres peuvent apposer leur signature numérique sur plusieurs dessins techniques en quelques secondes. (...) Cette possibilité de signer instantanément plusieurs documents professionnels avec une signature et une date de manière sécurisée a été perçue comme un énorme pas en avant par l’industrie. »

Ce virage technologique en matière d’authentification a donc offert à l’EGBC les moyens de remplir son mandat d’autorité régulatrice dans des environnements numériques.

De plus, Peter insiste que l’adoption des solutions de Portage a eu un impact beaucoup plus vaste qu’attendu sur l’ingénierie et la géoscience.

« Les données sont omniprésentes à l'heure actuelle. Il est donc crucial de gérer les données, de les interpréter et de les authentifier d'une manière efficace et sécurisée. »

Ainsi, comme l’EGBC influence un écosystème d’infrastructure public, elle s’est également assurée que les projets soumis numériquement pour l'obtention de permis puissent être vérifiables par les inspecteurs et les autorités responsables.

Ici, la signature numérique de l’EGBC joue encore un rôle majeur.

« Par exemple, lorsqu'un membre soumet ses documents à une municipalité pour un permis de construire, n'importe quel agent du bâtiment peut aller dans les documents, cliquer dessus et confirmer que le membre était en règle au moment où il a fait sa soumission. (...) Ils peuvent évaluer les soumissions de façon plus sûre. »

Par conséquent, non seulement les projets des membres répondent à des exigences beaucoup plus élevées, mais les administrations municipales peuvent émettre des permis plus rapidement tout en assurant une bien meilleure protection du public.

« La signature numérique accélère la préparation et la soumission des documents officiels. Les processus d’octroi de permis sont donc plus rapides. De fait, plus vite on peut appliquer des solutions d’ingénierie et de géoscience qui répondent aux problèmes de notre société, tels que le changement climatique. »

Portage et l'EGBC, une histoire de solidarité

La relation entre l’entreprise technologique et l’association professionnelle n’a pas commencé sur les chapeaux de roue.

Comme le confie Peter, au départ, il y avait beaucoup de réticence au sein de l’organisation. Plusieurs intervenants proposaient de créer leur propre infrastructure ou de faire affaire avec une startup.

« Alors, nous avons adopté les normes internationales requises pour fournir une signature numérique et exiger une vérification d’identité faites par un tiers. Jusqu’à ce jour, seulement les solutions de Portage sont en mesure de remplir ces exigences. »

En raison des normes rigoureuses exigées, Portage est devenu le choix évident pour l’EGBC. Et de fil en aiguille la relation de confiance s’est bâtie si bien qu’aujourd’hui, le partenariat est fortement apprécié par les membres. ­­­

« Avec Portage, on a pu développer une approche standardisée et sécuritaire pour authentifier les documents professionnels. Ça a grandement contribué à notre capacité de protéger l’intérêt du public.

Peter raconte d’ailleurs avec enthousiasme comment l’équipe de Portage a aidé l’association lorsque la pandémie a commencé.

« Lorsque la COVID est arrivée, on a dit à Portage : « Nos membres ont des difficultés; ils ne peuvent plus aller au bureau. » Leur réponse a été super. Ils ont dit : « On vous entend. Comment peut-on aider? »

Portage a été très sensible aux enjeux financiers engendrés par la crise, mais aussi en ce qui concerne les défis de déploiement. En fait, le partenariat de longue date a permis aux ingénieurs et géoscientifiques de la Colombie-Britannique d’adopter le travail à distance en douceur, et ce, malgré l’urgence de la situation.

« C'était génial d’avoir ce soutien et on a reçu beaucoup de reconnaissance de la part de nos membres. »

Efficacité numérique: permettre l’évolution du cadre légal et de l’industrie

En démontrant l’efficience de la technologie et sa plus-value sur la protection du public, l'EGBC a pu intégrer l'authentification numérique des documents professionnels dans le cadre de la loi qui la régit, la Professional Governance Act.

De fait, les 4000 firmes publiques et privées qu’elles régulent apprécient grandement le support apporté par l’EGBC dans l’uniformisation de ce processus.

L’apport de la signature numérique de l’EGBC est aussi très valorisé.

« Les entreprises apprécient que la signature numérique rende leurs ingénieurs et géoscientifiques plus performants et efficaces. Elles obtiennent un meilleur produit. C'est plus sûr et simple. L’archivage peut aussi être numérique, ce qui leur permet de réaliser des économies considérables en termes d'argent, de temps et d'espace. »

En épargnant du papier et de la superficie, les entreprises et organisations peuvent mieux respecter leurs engagements en matière de carboneutralité.

« Il s'agit d'une technologie verte. La quantité de papier gaspillée lors de la préparation et de la soumission de documents d’ingénierie et de géoscience est significative. La signature numérique de EGBC élimine tout ce gaspillage. »

En permettant aux dirigeants d’adopter des écosystèmes numériques, l’EGBC fait aussi un cadeau en matière d’attrait de la main-d’œuvre. Peter souligne :

« Lorsque les jeunes ingénieurs et géoscientifiques découvrent la signature numérique de l'EGBC, ils sont impressionnés par notre travail en tant qu’association professionnelle. Ils ont le sentiment que nous progressons dans le 21e siècle de manière innovante. »

[1] Statista, “Total number of employed persons in Canada in 2020, by age group” sur le site web statista.com, 2021 [en ligne], https://www.statista.com/statistics/437700/employment-in-canada-by-age-group/ (Page consultée le 27 avril 2022) 
[2] Dell, “Research : The Gen Z Effect” sur le site dell.com, [en ligne], https://www.dell.com/en-us/dt/perspectives/gen-z.htm (Page consultée le 27 avril 2022)